Có 05 bước giúp bạn chọn seal niêm phong hợp lí, tránh phải mua trúng seal niêm phong không phù hợp với ngành nghề của mình, hoặc đánh dấu seal để tránh không bị giả mạo.
Bước 1: Quy trình chọn seal
Việc lựa chọn seal niêm phong phải đúng các quy trình sau đây
+ Độ bảo mật của loại seal khi mua bạn nên thử
+ Giá trị của đơn hàng, seal phải đảm bảo được hàng hóa được bảo mật an toàn
+ Thân thiện với môi trường
Như vậy, để chọn được seal niêm phong chúng ta nên dựa vào những yếu tố trên. Việc kiểm tra độ bảo mật chúng ta chỉ cần khóa seal và giật nhẹ thử xem seal có dễ bị đứt không, nhưng không nên giật quá mạnh. Tùy vào giá trị đơn hàng ta sẽ chọn seal khác nhau, nếu chỉ vận chuyển bằng xe tải hoặc giá trị đơn hàng không quá cao ta chỉ nên sử dụng seal nhựa, ngược lại nếu vận chuyển bằng thùng container thì không được sử dụng seal nào khác ngoài nhóm seal container.
Ngoài ra, còn nên tối ưu seal với các kí hiệu riêng và logo của công ty (có thể là barcode) để tăng 200% độ bảo mật.
Bước 2: Quy trình bảo quản và sử dụng
Sau khi seal được giao từ nhà cung cấp đến với doanh nghiệp. Các doanh nghiệp nên kiểm tra lại seal thêm một lần nữa có bị lỗi hoặc méo mó không (phải đảm bảo seal không hư hại gì), có đủ số lượng không, số seri có đúng và theo số thứ tự để đảm bảo rằng seal không bị vi phạm. Sau khi nhận hàng nên để ở những nơi an toàn lên danh sách số thứ tự và theo dõi sát sao và trao cho người có thẩm quyền quản lý.
Đối với người quản lý seal, họ phải lập một danh sách khi nhập seal và ghi nhận lại ngày giờ lấy seal trước khi đem vào sử dụng với mục đích niêm phong.
Bước 3: Kiểm tra lần 2 các seal niêm phong
Sau khi niêm phong, chúng ta tiến hành việc kiểm tra lại seal đã được khóa đúng cách chưa, số seri có đúng theo thứ tự và đủ số lượng không và sau cùng là ghi chép lại số seal và những thông tin mô tả về hàng, tên người giao hàng và người kiểm tra seal.
Bước 4: Quy trình phá seal
Sau khi hàng đơn hàng đến nơi, bên nhận hàng không nên quá vội vàng phá kẹp chì nhựa mà nên kiểm tra trước số seal và số lượng sau đó tiếp tục kiểm tra từng chiếc kẹp chì nhựa xem có bị hỏng hốc, có khóa đúng cơ chế một chiều không hay có dấu hiệu cố tình phá seal không.
Trường hợp nếu như không hư hỏng gì về seal, thì mới tiến hành phá seal và kiểm tra thêm một lần các hàng hóa vừa được giao đến xem có bất thường không, mới tiếp tục nhận hàng và nhập kho.
Trường hợp nếu kiểm tra thấy seal có hư hỏng, thì ta nên giữ nguyên không tiếp tục mở và tiến hành ghi chép lại và chụp lại seal để làm bằng chứng để làm việc với bên đối tác hoặc bên đơn vị vận chuyển thứ 3.
Niêm phong seal để bảo quan tài sản trong quá trình quá cảnh.
Bước 5: Sau khi hoàn thành đơn hàng
Những chiếc seal nhựa niêm phong nên được phá hủy sau khi sử dụng để tránh trường hợp sử dụng lại để dùng vào mục đích bất hợp pháp gây tổn hại đến tài sản và uy tín của công ty.
* Có thể bạn chưa biết !!!!
– Có khoảng 53% những vụ trộm hàng hóa được thực hiện vào những ngày cuối tuần từ tối thứ 6 đến sáng thứ 2.
– Và trong đó có đến 23% là được thực hiện tại các trung tâm phân phối hàng hóa hoặc kho.